El contrato ya está acordado, las condiciones están claras y ambas partes quieren avanzar, pero falta la firma y el cliente está en otra ciudad. El documento se imprime, se envía, vuelve, se escanea, se archiva…y lo que podía cerrarse en minutos termina tomando días.
La firma electrónica existe justamente para resolver eso. Pero no todas las firmas electrónicas son iguales, y saber cuál usar en cada caso evita repetir procesos o quedar expuesto si un documento se cuestiona.
¿Para qué sirve la firma electrónica?
La firma electrónica permite firmar documentos de forma digital, sin papel y sin traslados. Además de agilizar los procesos, incorpora evidencias que permiten acreditar quién firmó, cuándo lo hizo y si el documento se mantuvo íntegro después de la firma.
En Chile, la Ley 19.799 reconoce dos tipos de firma electrónica: la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada. Ambas tienen validez, pero no ofrecen el mismo nivel de respaldo.
Firma simple y firma avanzada: la diferencia
Firma electrónica simple
Es cualquier mecanismo electrónico que permite identificar a quien firma. Su respaldo depende de las evidencias que la acompañen. Por eso, una firma simple vinculada a una verificación de identidad, por ejemplo con huella, deja un registro mucho más sólido que una firma dibujada en un PDF.
Firma electrónica avanzada
Es la firma con el mayor respaldo legal. Se emite a través de un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado ante el Ministerio de Economía, que certifica la identidad del firmante y garantiza que el documento no fue modificado después de la firma.
¿Cuándo usar la firma electrónica avanzada?
Conviene usar la firma electrónica avanzada cuando un documento necesita el mayor valor probatorio posible. Por ejemplo, en acuerdos críticos para tu empresa o en documentos que podrían ser cuestionados ante una disputa.
Para todo lo demás, la firma electrónica simple es suficiente. Ambas están reconocidas por la Ley 19.799 y tienen la misma validez legal. La diferencia está en el valor probatorio: la avanzada lo eleva porque un PSC acreditado certifica la identidad del firmante y la integridad del documento.
Cómo se firma electrónicamente un documento
Aunque cada solución tiene su propio flujo, firmar electrónicamente suele seguir estos pasos:
- Se carga el documento en la plataforma de firma.
- La persona firma verificando su identidad, por ejemplo, con su huella, su rostro o una clave, la cual queda como una evidencia de la firma del documento.
- El documento queda respaldado, con registro de quién firmó, cuándo y bajo qué condiciones.
Todo el proceso puede tomar minutos, en lugar de los días que exige el papel.
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Preguntas frecuentes
¿La firma electrónica simple tiene validez legal?
Sí. La Ley 19.799 le reconoce validez. Su fuerza como prueba depende de las evidencias que la respaldan, por eso conviene que esté vinculada a una verificación de identidad.
¿Necesito firma electrónica avanzada para todos mis documentos?
No. La mayoría de los documentos del día a día se pueden firmar con firma simple. La avanzada se reserva para los que exigen el máximo nivel probatorio.
¿Puedo usar ambas en mi empresa?
Sí, y es lo más recomendable: cada documento se firma con el nivel que exige. Con el Firmador de autentia puedes usar firma con verificación de identidad y firma electrónica avanzada a través de un PSC acreditado.
Firma con el respaldo que cada documento necesita
Elegir bien el tipo de firma te permite cerrar acuerdos más rápido sin perder respaldo legal. Con el Firmador de autentia tienes ambas opciones: desde la firma simple con verificación de identidad y altos estándares de seguridad, hasta la firma electrónica avanzada con valor probatorio pleno.
Habla con un especialista y define qué firma necesita cada uno de tus documentos.